Como dueño/socio de una pyme o empresa podés limitar para que los empleados solamente vean la información necesaria para ejecutar sus tareas diarias.

Por tanto, algo importante que debes hacer cuando implementes tu sistema de gestión es establecer roles en la empresa de antemano.

Depende del tamaño de tu empresa, y los diferentes departamentos y áreas que tengas, debes tener claro:

  • Las personas externas, como comerciales o freelance que requieran de acceso, pueden formar parte de tu ERP, pero sólo para realizar determinadas operaciones.
  • Empleados a nivel interno, podemos darles diferentes roles. Para que operen y vean solamente la información cargada por ellos mismos (por ejemplo, que un vendedor solamente vea las ventas realizadas y/o pendientes sin necesidad de que acceda a ver movimientos de dinero en caja), o bien para que vean las ventas globales (por ejemplo, un encargado o el jefe de ventas).
  • Se puede limitar acceso a información como por ejemplo costos, balances, stock, etc.

La confianza, de hecho, es lo que sostiene que muchos negocios funcionen de la manera adecuada. Pero las medidas de seguridad existen precisamente para prevenir situaciones imprevistas que se salen de ese ámbito de confianza.

Los datos que vas a introducir en tu sistema de gestión son sensibles y, de hecho, es muy recomendable conservarlos a largo plazo para poder analizar esta información para la toma de decisiones importantes para hacer crecer tu negocio. Por lo tanto, dejar que esta información pueda ser modificada por cualquier persona en tu empresa no es lo más recomendable.